Informe

By | abril 12, 2017

Informe

¿Cómo elaborar un informe?

Uno de los documentos más usuales en la empresa son los informes. Redactarlos correctamente implica seguir una serie de normas y un estilo descriptivo, que como asistente de dirección debes dominar. Veamos cuáles son sus características.

Normalmente para redactar un informe partimos de una documentación fundamentalmente técnica que debemos conformar  hasta lograr una descripción escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto.

El primer paso para ello es recopilar la información que vamos a necesitar y trabajarla. Una buena forma es redactar un párrafo para cada idea, y luego ordenarlos en función del diseño de nuestra exposición en el informe y respetando el orden de importancia de lo expuesto. No debemos olvidar que tenemos que informar de lo esencial, indicando lo secundario y eliminando lo superfluo. Con esta sucesión de ideas, ordenadas, podremos conformar un borrador sobre el que trabajar lo que será nuestro documento final.

Estructura del informe

Diseñar una buena estructura del informe es fundamental, ya que por definición ha de ser un escrito ordenado y con coherencia extrema en la exposición de la información que contiene.  Esto implica que, a diferencia de lo que puede ocurrir con otros documentos, debe contener un índice al principio del mismo, que no sólo permitirá al lector localizar las partes en que debe centrarse su lectura, sino que le dará, de un solo vistazo, una idea muy clara de la estructura y las partes que contiene el informe.

  1. INTRODUCCIÓN: ha de ser atractiva pero directa. Es el punto de partida del lector y puede decidir que el informe sea leído por interesante o desechado. Recomendamos incluir en unas 6 líneas el objeto del informe, la finalidad y el porqué del mismo.
  2. CUERPO: el borrador que habremos preparado nos servirá para conformar el cuerpo del informe, y como hemos indicado, las ideas más importantes se expondrán primero y las siguientes se irán consignando también por orden de importancia.

La mayoría de directivos no tienen tiempo material de leer los informes de manera completa, de forma que hay que ponerles a su alcance de manera rápida y sencilla aquellos datos o conclusiones que son las importantes. Para ello podemos utilizar algún recurso escrito para destacarlos.

Es conveniente, por la misma razón, separar las distintas  ideas por secciones, de forma que cada destinatario pueda escoger aquellas secciones que realmente le interesan.

  1. CONCLUSIONES: El informe no es, normalmente, una exposición de opinión propia, sino una presentación de conclusiones basadas en hechos concretos y objetivos. Utilizar la forma impersonal en la expresión escrita puede ser una buena opción. Por otro lado, las conclusiones deben ser concretas y no ser excesivamente largas.

Cuando la exposición es objetiva y hay hechos reales, se usan verbos en los tiempos indicativo, presente del plural y a veces impersonales, pero  es recomendable huir de la utilización de la forma pasiva, así como de las construcciones muy complejas: recordemos que se trata de ofrecer de una manera directa y sobre todo, clara, la información que se requiere.

La expresión debe ser directa y sin faltas de ortografía,  de sintaxis, etc. El que tengamos poco tiempo para realizar un informe no justifica que podamos permitirnos dejar errores de ortografía o de expresión. Como hemos ido apuntando es mejor utilizar frases cortas y directas que párrafos con largas explicaciones. Aquí menos es más.

“Por último, recordar que el informe debe proporcionar al lector información precisa y que sea además verificable. Si hay interpretaciones sobre hechos o aspectos de la información, éstas deben ir acompañadas de los hechos o aspectos que las prueban. Si existiera más de una interpretación, es recomendable exponerlas todas, o al menos las más relevantes” agregó el presidente de Grupo Denim Salomón Juan Marcos Villarreal.